Le but de cet article est de partager des informations pertinentes en cas d'audit et de données à extraire de notre système pour se conformer à la législation française.
Les processus suivants sont importants à vérifier par un auditeur :
Comment vérifier une facture
Les étapes à suivre pour vérifier une facture :
Connectez-vous au logiciel Maxxton à l'aide de l'URL spécifique au projet.
Accédez au module MXTS Reservation Manager
Allez dans le sous-module "Rechercher une réservation".
Recherchez une réservation aléatoire ou spécifique en utilisant les critères de recherche disponibles.
Ouvrez la réservation en cliquant dessus
Allez à 'Plus d'options' et au sous-menu 'Communication'.
Ouvrez l'e-mail contenant la facture finale, envoyée après la période de séjour de la réservation.
Téléchargez et ouvrez la pièce jointe PDF pour consulter les détails de la facture.
Comment vérifier les coordonnées du client (destinataire de la facture - réservation directe)
Les étapes à suivre pour vérifier les détails du client lorsque la facture est générée pour le client ou pour le client payant :
Connectez-vous au logiciel Maxxton à l'aide de l'URL spécifique au projet.
Accédez au module MXTS Reservation Manager
Allez au sous-module "Recherche de réservation".
Recherchez une réservation aléatoire ou spécifique en utilisant les critères de recherche disponibles.
Ouvrez la réservation en cliquant dessus
Allez à "Détails du client".
Consultez les détails du client, ou allez à l'onglet "Client payant" si applicable (réservation commerciale)
Comment vérifier les coordonnées du client (destinataire de la facture - réservation par Tour Opérateur)
Les étapes à suivre pour vérifier les détails du client lorsque la facture est générée pour un agent (réservation créée via un canal tiers) :
Connectez-vous au logiciel Maxxton à l'aide de l'URL spécifique au projet.
Allez dans le module MXTS Channel Manager
Recherchez le canal de distribution applicable qui a créé la réservation et dont les détails doivent être vérifiés.
Ouvrez le canal de distribution en cliquant dessus
Cliquez sur le bouton "Adresse".
Consultez les détails du canal
Comment vérifier les coordonnées de la société (émettrice de la facture)
Les étapes à suivre pour vérifier les coordonnées de la société qui a émis la facture :
Connectez-vous au logiciel Maxxton à l'aide de l'URL spécifique au projet.
Allez dans le module MXTS Finance Manager
Allez au sous-module "Configuration | Organisation Administrative".
Recherchez l'organisation applicable qui a émis la facture
Ouvrez l'organisation en cliquant dessus
Cliquez sur le bouton "Admin organisation details".
Consultez les détails de l'organisation qui sont imprimés sur la facture.
Comment vérifier et créer des archives fiscales
Les étapes à suivre pour vérifier les archives fiscales créées et/ou créer une nouvelle archive fiscale :
Connectez-vous au logiciel Maxxton à l'aide de l'URL spécifique au projet.
Accédez au module MXTS Finance Manager
Allez au sous-module "Archives financières".
Recherchez l'organisation pour laquelle les détails doivent être consultés.
Consultez les archives fiscales créées
Cliquez sur le bouton "cloud" pour télécharger une archive et consulter les fichiers.
Pour créer une nouvelle archive, reportez-vous à Comment établir une archive fiscale
Comment vérifier les tickets émis
Les étapes à suivre pour vérifier les tickets émis :
Téléchargez une archive fiscale
Ouvrez le fichier Reservation_Tax_Total_Report
Filtrez sur grand_total_type GTT
Il n'est pas possible de consulter une copie des tickets émis, car les tickets sont imprimés automatiquement lors de l'enregistrement de la transaction. Il n'est pas possible de réimprimer un ticket, cf. Comment établir un ticket .