Le but de cette documentation est de définir les modalités de l'archivage fiscal :
Documentation en français
COMMENT LIRE LES ARCHIVES
L'archive fiscale est créée pour les factures et les tickets créés dans la plage de dates sélectionnée avant de créer une archive. Un fichier zip est créé avec plusieurs fichiers Excel qui contiennent les détails des factures et des tickets concernés. En outre, ce fichier explicatif fait partie de l'archive fiscale créée.
L'intégrité du fichier est contrôlée par la signature électronique créée qui est ajoutée séparément dans le fichier. Pour générer la signature électronique, les paramètres d'entrée suivants sont nécessaires :
Taxes comprises, montants décomposés par taux de tva
Montants TTC de la période
Horodatage de l'opération
Code terminal/POS
Type d'opération
Signature précédente O/N
Si présente, signature électronique précédente
L'ARCHITECTURE DE L'ARCHIVE
Pour chaque archive générée, un fichier zip est créé. Ce fichier est enregistré dans un Google Cloud Storage Bucket et rendu accessible par le logiciel en tant qu'option de téléchargement.
Avant la création du fichier zip, tous les fichiers requis sont constitués. Principalement en exportant les données de la base de données Oracle dans un fichier csv, combiné avec ce pdf, le tout est rassemblé dans une archive zip. Pour ce fichier zip, nous générons un hash de signature et l'enregistrons dans la base de données.
LE CONTENU DES ARCHIVES
Les fichiers de l'archive sont les suivants :
*Reservation_Tax_Total_Report: Il s'agit du principal fichier des archives fiscales, qui contient presque tous les détails relatifs aux factures, aux tickets et aux totaux de clôture périodiques.
*Reservation_Tax_Report: Ce document contient les spécificités de la TVA au niveau des tickets/factures.
*Eventlog_Report: Ce document contient les données JET pour la gamme sélectionnée, qui sont enregistrées dans la table nf525_eventlog.
*Reservation_Bill_Snapshot_Report: Ce document contient un extrait de la facture, chaque fois qu'une transaction sur la réservation est effectuée. Les données sont enregistrées dans la table reservation_bill_snapshot.
*Payment: Ce document contient les détails des paiements reçus.
*signature_file: Ce document contient la signature électronique de l'archive, ainsi que la signature électronique de l'archive fiscale précédente ( si elle existe).
Pour chaque fichier, une explication plus détaillée des principales colonnes est donnée :
*Reservation_tax_total_report
Ce fichier contient tous les grands totaux (GTT, GTF, GTP, GTM, GTA) pour l'archive créée, qui est enregistrée dans nf525_reservation_tax_total et les valeurs et montants des taxes applicables provenant de la table reservation_tax_total.
En outre, les détails suivants du ticket et de la facture sont inclus : type d'opération, signatures électroniques, détails du client, détails de l'entité émettrice, type d'opération, version NF, nom du logiciel.
*Reservation_tax_report
Les principales colonnes sont les suivantes :
RESERVATION_TAX_TOTAL_ID : ID de l'enregistrement correspondant dans Reservation_tax_total_report.
TAX_PERCENTAGE : identifiant du taux de TVA pour l'enregistrement.
TAX_AMOUNT : Montant de la TVA pour le taux de TVA
RESOURCE_AMOUNT_INCL_TAX : Montant total de la facture incluant la TVA pour le taux de TVA
RESOURCE_AMOUNT_EXCL_TAX : montant total de la facture hors TVA pour le taux de TVA.
*Eventlog_report
Les principales colonnes sont les suivantes :
EVENTLOG_ID : ID de l'enregistrement dans la base de données.
EMPLOYEE : Employé exécutant l'événement qui conduit à l'enregistrement dans le journal des événements
EVENT_TYPE : Eventcodes NF525
EVENT_TYPE_DESCRIPTION : Désignation du type d'événement NF525
EVENT_TIME : Heure de l'événement
OLD_VALUE_VARCHAR2 : ID de l'enregistrement initial de l'événement dans la clé primaire de la table particulière.
OLD_VALUE_DESCRIPTION : Ancienne valeur, si applicable.
NEW_VALUE_VARCHAR2 : ID de l'enregistrement de l'événement dans la clé primaire de la table particulière.
NEW_VALUE_DESCRIPTION : Nouvelle valeur, si applicable.
SIGNATURE : Signature électronique du numéro de l'événement
PREVIOUS_SIGNATURE : Signature électronique du numéro de l'événement précédent.
EVENT_NUMBER : Numéro séquentiel de l'événement.
*Reservation_Bill_Snapshot
Les principales colonnes sont les suivantes :
RESERVATION_ID : ID de référence interne du backend pour la réservation.
CASHFLOWRULE_NAME : Identificateur des lignes de facturation
VALUE : Montant de base de la ressource
QUANTITY : Quantité de la ressource dans la facture
TOTAL : Montant total par ressource dans la facture
VIRTUAL_OVERRIDE_VALUE : Montants de la facture actualisés, y compris la TVA, après le remplacement du prix.
VAT_RATE : Taux de TVA par ressource dans la facture
TOTAL_EXCL_VAT : Montant de la facture hors TVA.
*Payment details report
MUTATION_ID : ID backend interne pour la transaction
RESERVATION_ID : ID de référence interne du backend pour la réservation
RESERVATION_NUMBER : Numéro de réservation
PAYER_TYPE : Paiement effectué par le client, le client payeur ou l'agent.
DEBIT : Montant de la transaction entrante
CREDIT : Montant de la transaction sortante
MUTATION_DATE : Date d'enregistrement de la transaction dans le système
DEBIT_PAYER_CURRENCY AMOUNT : Montant de la transaction entrante dans la devise de réservation
CREDIT_PAYER_CURRENCY AMOUNT : Montant de la transaction sortante dans la devise de réservation
EMPLOYEE_ID : ID de l'entité qui enregistre la transaction.
EMPLOYEE_NAME : Nom de l'entité qui enregistre la transaction
ACCOUNT_NAME : Nom du mode de paiement
ADMINORGANISATION_NAME : Nom de l'entité juridique pour laquelle l'archive est créée
*signature_file
SIGNATURE : Signature électronique créée pour l'archive fiscale créée sur la base des paramètres d'entrée tels que décrits précédemment dans ce document.
PREVIOUS_SIGNATURE : Signature électronique créée précédemment.
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English Documentation
HOW TO READ THE ARCHIVE
The fiscal archive is created for invoices and tickets created within the date range selected before creating an archive. A zipfile is created with multiple Excel files which hold the details of relevant invoices and tickets. Furthermore, this explanatory file is part of the created fiscal archive.
The integrity of the file is controlled via the created electronic signature which is added separately in the file. To generate the electronic signature, there are the following input parameters:
Tax incl. amounts broken down per vat rate
Tax incl. amounts of the period
Operation timestamp
Terminal/POS code
Operation type
Previous signature Y/N
If present, previous electronic signature
THE ARCHITECTURE OF THE ARCHIVE
For each generated archive a zip file is created. That file is stored in a Google Cloud Storage Bucket and made accessible through the software as a download option.
Before the zipfile is created, all required files are being build up. Mostly by exporting data from the Oracle database into a csv file, combined with this pdf, it’s packaged together in a zip archive. For this zip file we generate a signature hash and store this in the database.
THE CONTENT OF THE ARCHIVE
The files in the archive are:
*Reservation_Tax_Total_Report: This is the main file in the fiscal archive with almost all details related to invoices, tickets and periodical closing totals.
*Reservation_Tax_Report: This document holds VAT specifics on ticket/invoice level.
*Eventlog_Report: This document holds JET data for selected daterange, which is stored in nf525_eventlog table.
*Reservation_Bill_Snapshot_Report: This document contains a snapshot of the bill, everytime a transaction on the reservation performed. Data is stored in reservation_bill_snapshot table.
*Payment: This file holds received payment details.
*signature_file: This document contains the electronic signature of the archive, as well as electronic signature of previous fiscal archive (if applicable).
Per file, a more detailed explanation of the main columns is given:
Reservation_tax_total_report:
Main Columns | Details |
|---|---|
RESERVATION_TAX_TOTAL_ID | ID for the tax total of a reservation |
ENTRYDATE | Date when the entry was made |
ADMIN_ORGANISATION_ID | ID of the administrative organisation |
ADMIN_ORGANISATION_NAME | Name of the administrative organisation |
ADMIN_ORGANISATION_DESCRIPTION | Description of the administrative organisation |
LEGAL_NAME | Legal name of the organisation |
VAT_NUMBER | Value-added tax (VAT) number of the organisation |
CHAMBER_OF_COMMERCE_NUMBER | Chamber of commerce number of the organisation |
RCS_CITY_OF_REGISTRATION | City where the organisation is registered |
SOCIAL_CAPITAL | Amount of social capital of the organisation |
NAF_CODE | Nomenclature of Activities in France (NAF) code |
APE_CODE | Activité principale exercée (APE) code |
SIRET | Système d'identification du répertoire des établissements (SIRET) number |
SIREN | Système d'identification du répertoire des entreprises (SIREN) number |
ADDRESS1 | Address line 1 of the organisation |
HOUSENUMBER | House number of the organisation |
HOUSENUMBER_SUFFIX | House number suffix of the organisation |
ZIPCODE | Zipcode of the organisation |
CITY | City of the organisation |
COUNTRY | Country of the organisation |
PAYERTYPE | Type of payer (e.g. individual, company) |
GRAND_TOTAL_TYPE | Type of grand total (e.g. including or excluding tax) |
RESERVATION_ID | ID of the reservation |
RESERVATION_NUMBER | Reservation number |
GRAND_TOTAL | Grand total amount |
ABSOLUTE_TOTAL | Absolute total amount (in case of refund) |
RELATIVE_TOTAL | Relative total amount (in case of refund) |
SIGNATURE | Signature for the invoice |
PREVIOUS_SIGNATURE | Signature for the previous invoice |
EMPLOYEE_ID | ID of the employee creating the invoice |
DOCUMENT_ID | ID of the document |
DOCUMENT_TYPE | Type of document (e.g. invoice, receipt) |
INVOICE_TYPE | Type of invoice (e.g. final, proforma) |
CUMULATIVE_DAY | Cumulative day |
CUMULATIVE_MONTH | Cumulative month |
CUMULATIVE_YEAR | Cumulative year |
OPERATION_TYPE | Type of operation (e.g. sale, refund) |
TOTAL_NO_OF_BILL_LINES | Total number of bill lines |
TOTAL_VAT | Total value-added tax (VAT) amount |
INVOICE_DATE | Date when the invoice was created |
SERVICE_EXECUTION_DATE | Date when the service was executed |
CUSTOMER_ID | ID of the customer |
CUSTOMER_NAME | Name of the customer |
CUSTOMER_ADDRESS1 | Address line 1 of the customer |
CUSTOMER_ZIPCODE | Zipcode of the customer |
CUSTOMER_CITY | City of the customer |
CUSTOMER_COUNTRY_NAME | Country of the customer |
PAYING_CUSTOMER_COMPANY_NAME | Company name of the paying customer |
PAYING_CUSTOMER_VAT_NUMBER | Company VAT number of the paying customer |
INVOICE_CREATOR_ID | The ID of the employee who created the invoice. |
NF525_VERSION | The version of the NF525 software used to create the invoice. |
SOFTWARE_NAME | The name of the software used to generate the invoice. |
Reservation_Tax_Report:
Main Columns | Details |
|---|---|
RESERVATION_TAX_ID | ID for corresponding record in Reservation_tax_total_report |
RESERVATION_TAX_TOTAL_ID | ID for corresponding record in Reservation_tax_total_report |
TAX_PERCENTAGE | Identifier of VAT rate for the record |
TAX_AMOUNT | VAT amount for VAT rate |
RESOURCE_AMOUNT_INCL_TAX | Total bill amount including VAT for the VAT rate |
RESOURCE_AMOUNT_EXCL_TAX | Total bill amount excluding VAT for the VAT rate |
Eventlog_report
Main Columns | Details |
|---|---|
EVENTLOG_ID | ID for record in database |
EMPLOYEE | Employee executing the event which leads to registration in eventlog |
EVENT_TYPE, | NF525 eventcodes |
EVENT_TYPE_DESCRIPTION | NF525 naming of event type |
EVENT_TIME | Time of event |
OLD_VALUE_VARCHAR2 | Initial record ID of event in particular table primary key. |
OLD_VALUE_DESCRIPTION | Old value, if applicable |
NEW_VALUE_VARCHAR2 | Record ID of event in particular table primary key. |
NEW_VALUE_DESCRIPTION | New value, if applicable |
SIGNATURE | Electronic signature of event number |
PREVIOUS_SIGNATURE | Electronic signature of previous event number |
EVENT_NUMBER | Sequential event number. |
Reservation_Bill_Snapshot
Main Columns | Details |
|---|---|
RESERVATION_BILL_SNAPSHOT_ID | unique identifier for each bill line |
RESERVEDRESOURCE_ID | unique identifier for each reserved resource |
RESERVATION_ID | Internal backend reference ID for reservation |
RESOURCE_TYPE | the type of resource reserved, such as extra, product type, or accommodation type |
RESOURCE_NAME | the name of the reserved resource |
CASHFLOWRULE_NAME | Identifyer of bill lines |
START_DATE | the start date of the reserved resource |
END_DATE | the end date of the reserved resource |
VALUE | Base amount of resource |
QUANTITY | Quantity of resource in bill |
MULTIPLIER | the multiplier used to calculate the total value of the reserved resource |
TOTAL | Total amount per resource in bill |
OVERRIDE_VALUE | any overridden value for the reserved resource |
VIRTUAL_OVERRIDE_VALUE | Updated bill amounts including VAT after price override |
VAT_RATE | VAT rate per resource in bill |
EXTRA_ISWARRANT | flag indicating if the reserved resource is a warranty |
PAY_AT_RESORT | flag indicating if the reserved resource is to be paid at the resort |
STAY_ARTICLE | stay article code for the reserved resource |
WITHHOLDINGARTICLE | withholding article code for the reserved resource |
OVERRIDE_EMPLOYEE_ID | ID of the employee who overrode the value of the reserved resource |
OVERRIDE_EMPLOYEE_NAME | name of the employee who overrode the value of the reserved resource |
OVERRIDE_REASON | reason for the override of the value of the reserved resource |
BILL_LINE_TYPE | the type of bill line, such as product, service, or discount |
TOTAL_EXCL_VAT | Bill amounts excluding VAT |
ADMIN_ORGANISATION_ID | the ID of the administrative organisation responsible for the transaction |
PAYER_TYPE | the type of payer, such as company or individual |
CODE | the code for the reserved resource |
ENTRY_DATE | the date the transaction was entered |
VALUE_EXCL_VAT | the value of the reserved resource excluding VAT |
TOTAL_VAT | the total VAT for the reserved resource |
SEQUENCE_NUMBER | the sequence number for the bill line |
Payment details report
Main Columns | Details |
|---|---|
MUTATION_ID | Internal backend ID for transaction |
RESERVATION_ID | Internal backend reference ID for reservation |
RESERVATION_NUMBER | Reservation number |
PAYER_TYPE | Payment made by Customer, Paying Customer or Agent |
AMOUNT | Amount of the mutation |
MUTATION_DATE | Date of the mutation |
AMOUNT_IN_PAYER_CURRENCY | Amount of the mutation in payer currency |
STATEMENT_NUMBER | Statement number |
ORIGIN_MUTATION_ID | Internal ID for original mutation |
BANKSTATEMENT_ID | Internal ID for bank statement |
PAYMENTREFERENCE_NUMBER | Payment reference number |
PAYMENT_NUMBER | Payment number |
CHEQUE_NUMBER | Cheque number |
MONEYORDER_NUMBER | Money order number |
EMPLOYEE_ID | ID of entity registering the transaction |
EMPLOYEE_NAME | Name of entity registering the transaction |
ACCOUNT_ID | Internal ID for account |
ACCOUNT_NAME | Name of payment method |
ADMIN_ORGANISATION_ID | Internal ID for admin organisation |
ADMIN_ORGANISATION_NAME | Name of the legal entity the archive is created for |
Signature_file
Main Columns | Details |
|---|---|
SIGNATURE | Created electronic signature for the created fiscal archive based on the input parameters as described earlier in this document |
PREVIOUS_SIGNATURE | Previously created electronic signature |