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Le but de cet article est de décrire la solution conceptuelle mise en œuvre.
Point de départ
La réception des paiements et la génération de revenus est sont le point de départ de la certification NF et des fonctionnalités associées. Les exigences distinguent les tickets (transactions POS transactions au guichetcomptoir) et les factures (montants plus élevés, les détails du client sont connus). Dans le contexte de Maxxton, cela signifie signifie : :
Le module MXTS POS menu caisse enregistreuse (POS) dans Front Office Manager génère des revenus appelés Tickets ;
Le module menu MXTS Reservation Manager génère des revenus à partir des réservations des clients, appelées factures, les paiements sont reçus et les revenus sont générés, ce qui donne lieu à des Factures.
Chaque fois qu'un paiement est reçu ou qu'un service est fourni, il y a un revenu et un document est émis. Cela signifie :
From POS module a ticket is issued when a cash register transaction is performed
From Reservation module an invoice is issues when the service is delivered. i.e. when the reservation is checked_out (guest stay is over)
The documents issued to guests are compliant with French regulation. This is covered in the separate article Tickets & Invoices.
The data storing
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Depuis la caisse enregistreuse, un ticket est émis lorsqu'une transaction de caisse est effectuée.
Depuis le module Réservation, une facture d'acompte est émise lorsqu'un paiement est reçu avant la prestation du service. C'est-à-dire qu'un paiement est reçu avant l'émission de la facture finale.
À partir du module de réservation, une facture est émise lorsque le service est fourni, c'est-à-dire lorsque la réservation est vérifiée (le séjour du client est terminé).
Depuis le module Réservation, une facture d'avoir est émise lorsqu'une réservation est modifiée après l'émission de la facture finale. C'est-à-dire que la facture ou le client est modifié(e).
Les documents délivrés aux clients sont conformes à la réglementation française. Ce point est traité dans l'article distinct FR-Tickets & Invoices templates
L'enregistrement des données
Lorsqu'une vente est effectuée, qu'il s'agisse d'une transaction POS (grand_total_type GTT) or updating a reservation to checkedou de la mise à jour d'une réservation en check_out (grand_total_type GTF), the following events are triggered to store data per Administration Organisation (legal entity):
Transactional data (total amount, grand total type, document type, timestamp, vat amounts, vat percentages among others) is stored.
Document ID is generated
Cumulative counters per period (day, month year) are updated
Notes:
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As a reservation in MXTS can have 3 payer types (Customer, Paying Customer, Agent) and each reservation bill can be considered a separate invoice, the revenue is stored per payer type.
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les événements suivants sont déclenchés pour enregistrer les données par organisation administrative (entité juridique:
Les données transactionnelles (montant total, type de total général, type de document, horodatage, montant des taxes, pourcentage des taxes, entre autres) sont enregistrées.
L'ID du document est généré
Les compteurs cumulés par période (jour, mois, année) sont mis à jour.
Remarques :
Comme une réservation dans MXTS peut avoir 3 types de payeurs (client, client payeur, agent) et que chaque facture de réservation peut être considérée comme une facture séparée, le revenu est enregistré par type de payeur. Tous les types de payeurs sont consolidés en un seul total cumulatif.
Les ID des documents ont une séquence continue pour les tickets et les factures séparément (conforme à l'exigence 6.1.3.3.)Invoices are stored with . Les factures de paiement, les factures finales et les factures d'avoir se suivent dans une séquence continue.
Les factures sont enregistrées avec le document_type INVOICE, as also cancelled bookings will lead to an amount to be paid by the guest (= invoice).Tickets are stored with car même les réservations annulées donnent lieu à un montant à payer par le client (= facture).
Les factures d'avoir sont stockées avec le type de document CREDIT_INVOICE et sont considérées comme GTF.
Les factures de paiement sont stockées avec le type de document DOWN_PAYMENT_INVOICE et ne sont pas considérées comme GTF et ne sont pas incluses dans les compteurs cumulatifs.
Les tickets sont enregistrés avec le document_type SALE (transaction de caisse positive cash register transaction) or ou REFUND (negative cash register transaction de caisse négative).
A description on field level for the database tables involved is available in the descriptive document in the Fiscal Archive.
Once an ticket or invoice is issued, it is not possible to edit the transaction or reservation anymore.
The cumulative and grand total amounts
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Une description au niveau des champs pour les tables de base de données concernées est disponible dans le document descriptif de Comment établir une archive fiscale
Une fois qu'un billet ou une facture est émis, il n'est plus possible de modifier la transaction ou la réservation.
L'émission d'une FACTURE entraînera la génération d'une FACTURE D'AVOIR pour compenser entièrement la FACTURE émise.
Les montants cumulés et le total général
Pour les recettes totales provenant des tickets (GTT) et des factures (GTF), les totaux cumulés sont suivis. Dans la table reservation_tax_total table, the cumulative amounts per entry are updated:
Daily cumulative amount (counter resets to zero after daily closing)
Monthly cumulative amount (counter resets to zero after monthly closing)
Annual cumulative amount (counter resets to zero after annual closing)
Furthermore, periodical grand totals are stored. In , les montants cumulés par entrée sont mis à jour :
Montant cumulé quotidien (le compteur se remet à zéro après la clôture quotidienne)
Montant cumulé mensuel (le compteur se remet à zéro après la clôture mensuelle)
Montant annuel cumulé (le compteur se remet à zéro après la clôture annuelle)
En outre, les grands totaux périodiques sont enregistrés. Dans la table reservation_tax_total table, the following periodical grand totals are stored:
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, les grands totaux périodiques suivants sont enregistrés :
Grand total quotidien (grand_total_type GTP)
Monthly grand Grand total mensuel (grand_total_type GTM)
Annual grand Grand total annuel (grand_total_type GTA)
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La signature
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électronique
Les enregistrements dans les tables de taxes de réservation sont signés avec une signature protégeant les données fiscales sensibles. Pour chaque type de grand total, une signature électronique est créée en base64url en fonction de différents paramètres qui se reflètent dans
| Jira Legacy | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
The first record of each Le premier enregistrement de chaque type de grand_total _type has no previous signature, all subsequent records are linked with the previous entry, protecting each other's signatures. The signatures are encrypted with a private key. Below both examples are shown with realistic data based on the NF specifications:Example 1 without previous signaturen'a pas de signature antérieure, tous les enregistrements suivants sont liés à l'entrée précédente, protégeant ainsi les signatures des uns et des autres. Les signatures sont cryptées avec une clé privée. Ci-dessous, les deux exemples sont présentés avec des données réalistes basées sur les spécifications de la NF :
Exemple 1 sans signature préalable :
0000:4.8|0009:420|0021:8.7,433.5,20200423012528,6873985,00020000120000,SALES,N
Example Exemple 2 with previous avec la signature précédente :
0000:2.4|0009:127,129.4,20200423012529,6885576,00020000123000,SALES,Y,WXBEZE51cXZ0NEwzRnJVbmdGUlVmdnJ5b3IrcU9yZ0cramdBTUpUZ2NhaW0wTWUvcThoZmxlbm9UeUREZzZXQWh5RjRkZWpoYUZUY2J4WCtCaVVhdHNic2ZIN2JReWkxRUttSFJUdG1DM1JITXB1OVNlSTZmOVNvWlFMM1Rmb1BOSHNncUdNcGY5dDVBclYwbEhHdnZ1dFlaQUxIcDM3Y0NjRytzUExXdW5PZWVpUEFubjVLakh6cGxmUFZTalN3N2xMZFk0MGpiYW9RbFVBYnR6N1F4cFV2aDdlZ2o3Yld1UGNyQW9LNVlDK1ZCeTlHVHZlNFlpWjY2NTlqTFBTYm11RkJNK05ZTjJNN2VETHV6QlVFWDYzZ2lWeElmcFFMeUZoaC9jOVZPY0dSUjRVTUR2c1JsbXZEcXdpenN5V045MzRwY2dsTCtOVzJjYnFtZVhsOTJRPT0=
The technical eventlog
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Le journal des événements techniques
Les événements dans le logiciel dans le cadre de la journalisation, sont enregistrés dans la table nf525_eventlog table. Below is an overview of the events which are stored and the corresponding code: . Vous trouverez ci-dessous un aperçu des événements qui sont enregistrés et le code correspondant :
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Code | Description |
Définition | Journal des événements du système MXT |
20 |
Archivage fiscal |
|---|
The event concerns the fiscal archive production of a period : day or month or other defined period
When creating a fiscal archive for a period
30
Fiscal year fiscal archiving
The event concerns the fiscal archive production of a fiscal year period
When creating an archive covering a fiscal year
50
Period closing (day, month)
The event concerns the period closing for a day, a month or another defined period
When script generates daily or monthly grand totals at 00:01
60
Fiscal year closing
The event concerns the fiscal year closing
When Fiscal Year Financially Closed is checked by user in Fiscal Year module
90
Detection of an integrity defect (record or signature)
The event concerns the detection of an integrity defect of official documents or files electronic signatures (except for fiscal archive)
When a reservation_tax_total record is adjusted and does not match the electronic signature anymore
130
User rights change / user override
The event concerns the change of rights affiliated to a user or a group of users
When changing user roles and/or rights and/or rights in a role
170
Cash drawer process The event concerns the gaps founded during cash drawer process
The event concerns the gaps founded during cash drawer process
Executing a cash clearance process
190
Ticket cancellation
The event concerns the generation of a cancellation ticket or a credit note (negative sale)
When negative revenue is registered it is registered in eventlog
250
New software version
The event concerns the software update
When software is changed impacting NF525 functionality and NF_VERSION is updated in database
260
Data initialization
The event concerns the data initialization when the software is launched for the first time
Entry in JET when NF525 feature flag is updated from 0 to 1 (feature flag enabled)
270
Compliance settings change
The event concerns settings evolutions which can return a non‐compliant product (example : geographic localization change)
Entry in JET when NF525 feature flag is updated from 1 to 0 (feature flag disabled)
410
Change of data regarding the identification of the taxable company or agent
This event traces any change in the data related to the taxable company identification (change of address, change of Siret, change of company name, etc.).
When a change in AO_Description field is done
When a different AO is linked to a resort
The financial archive
A user is able to generate the Financial Archive for a given period. In this process, the stored data is exported in a secured file with respect to the date-range provided. In this fiscal archive, the following content is available:
...
Explanatory document describing the format of the files or make reference to the documentation available for the version of the archive
...
Signature document with previous and current fiscal archive electronic signature
périodique | L'événement concerne la production d'archives fiscales d'une période : jour ou mois ou autre période définie. | Lors de la création d'une archive fiscale pour une période | |
|---|---|---|---|
30 | Archivage fiscal de l'année fiscale | L'événement concerne la production d'archives fiscales d'une période de l'année fiscale | Lors de la création d'une archive couvrant un exercice fiscal |
50 | Clôture de la période (jour, mois) | L'événement concerne la clôture de la période pour un jour, un mois ou une autre période définie | Lorsque le script génère des grands totaux quotidiens ou mensuels à 00:01 |
60 | Clôture de l'exercice fiscal | L'événement concerne la clôture de l'année fiscale | Lorsque l'option Exercice financier clos est cochée par l'utilisateur dans le module Exercice financier |
90 | Détection d'un défaut d'intégrité (enregistrement ou signature) | L'événement concerne la détection d'un défaut d'intégrité des documents officiels ou des fichiers de signatures électroniques (à l'exception des archives fiscales) | Lorsqu'un enregistrement reservation_tax_total est ajusté et ne correspond plus à la signature électronique |
130 | Modification des droits de l'utilisateur / dérogation de l'utilisateur | L'événement concerne le changement des droits affiliés à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs | Lors de la modification des rôles et/ou des droits des utilisateurs et/ou des droits dans un rôle |
170 | Processus de tiroir-caisse L'événement concerne les écarts fondés lors du processus de tiroir-caisse | L'événement concerne les lacunes constatées lors du traitement des tiroirs-caisses | Lors de l'exécution d'un processus de vérification de caisse |
190 | Annulation d'un ticket | L'événement concerne la génération d'un ticket d'annulation ou d'un avoir (vente négative) | Lorsque des recettes négatives sont enregistrées, elles sont enregistrées dans le journal des événements |
250 | Nouvelle version du logiciel | L'événement concerne la mise à jour du logiciel | Lorsqu'un changement de logiciel a un impact sur la fonctionnalité de la NF525 et que NF_VERSION est mis à jour dans la base de données |
260 | Initialisation des données | L'événement concerne l'initialisation des données lors du premier lancement du logiciel | Enregistrement dans JET lorsque le type de législation FRANCE-NF525 est lié à une Organisation Administrative. |
270 | Changement des paramètres de conformité | L'événement concerne les évolutions de paramètres qui peuvent rendre un produit non conforme (exemple : changement de localisation géographique) | Enregistrement dans JET lorsque les indicateurs de configuration NF525 concernant les modèles de facture sont mis à jour. |
410 | Changement des données concernant l'identification de l'entreprise ou de l'agent imposable | L'événement concerne toute modification des données relatives à l'identification de la société imposable (changement d'adresse, changement de Siret, changement de raison sociale, etc.) | Lorsqu'un changement est effectué dans les details de l’admin organisation |
Les archives financières
Un utilisateur est en mesure de générer les archives financières pour une période donnée. Au cours de ce processus, les données enregistrées sont exportées dans un fichier sécurisé en fonction de la plage de dates fournie. Dans ces archives financières, le contenu suivant est disponible :
Document explicatif décrivant le format des fichiers ou référence à la documentation disponible pour la version de l'archive.
Document de certification avec signature électronique de l'archive fiscale précédente et actuelle
Archivage du rapport du journal des événements (eventlog report)
Archive reservation_bill_snapshot_table table
Archive NF525_reservation_tax_total
Archive NF525_reservation_tax
Archive payments report (fetches data from mutation and du rapport de paiements (payments report) (extrait les données des tableaux mutation et mutation_total table, required based on , requis en vertu de l'article 7.1.1.6. )
A detailed article is available for generating Fiscal Archives.
The implementation of a new client
When a new client is implemented, it is important it is validated the NF settings are compliant and the software is ready to use.
For this, an implementation checklist is in place.
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Un article détaillé est disponible pour Comment établir une archive fiscale.
L'implémentation d'un nouveau client
Lorsqu'un nouveau client est implémenté, il est important de valider que les paramètres NF sont conformes et que le logiciel est prêt à être utilisé.
Pour cela, une liste de contrôle de mise en œuvre est en place.
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