FR-Explanation of the functionality

Objectif de cet article

Le but de cet article est de décrire la solution conceptuelle mise en œuvre.

Point de départ

La réception des paiements et la génération de revenus sont le point de départ de la certification NF et des fonctionnalités associées. Les exigences distinguent les tickets (transactions POS au comptoir) et les factures (montants plus élevés, détails du client connus). Dans le contexte Maxxton, cela signifie : :

1. Le menu caisse enregistreuse (POS) dans Front Office Manager génère des revenus appelés Tickets ;

2. Le menu MXTS Reservation Manager, les paiements sont reçus et les revenus sont générés, ce qui donne lieu à des Factures.

Chaque fois qu'un paiement est reçu ou qu'un service est fourni, un document est émis. Cela signifie :

1. Depuis la caisse enregistreuse, un ticket est émis lorsqu'une transaction de caisse est effectuée.

2. Depuis le module Réservation, une facture d'acompte est émise lorsqu'un paiement est reçu avant la prestation du service. C'est-à-dire qu'un paiement est reçu avant l'émission de la facture finale.

3. À partir du module de réservation, une facture est émise lorsque le service est fourni, c'est-à-dire lorsque la réservation est vérifiée (le séjour du client est terminé).

4. Depuis le module Réservation, une facture d'avoir est émise lorsqu'une réservation est modifiée après l'émission de la facture finale. C'est-à-dire que la facture ou le client est modifié(e).

Les documents délivrés aux clients sont conformes à la réglementation française. Ce point est traité dans l'article distinct FR-Tickets & Invoices templates

L'enregistrement des données

Lorsqu'une vente est effectuée, qu'il s'agisse d'une transaction POS (grand_total_type GTT) ou de la mise à jour d'une réservation en check_out (grand_total_type GTF), les événements suivants sont déclenchés pour enregistrer les données par organisation administrative (entité juridique:

• Les données transactionnelles (montant total, type de total général, type de document, horodatage, montant des taxes, pourcentage des taxes, entre autres) sont enregistrées.

• L'ID du document est généré

• Les compteurs cumulés par période (jour, mois, année) sont mis à jour.

Remarques :

• Comme une réservation dans MXTS peut avoir 3 types de payeurs (client, client payeur, agent) et que chaque facture de réservation peut être considérée comme une facture séparée, le revenu est enregistré par type de payeur. Tous les types de payeurs sont consolidés en un seul total cumulatif.

• Les ID des documents ont une séquence continue pour les tickets et les factures séparément (conforme à l'exigence 6.1.3.3.). Les factures de paiement, les factures finales et les factures d'avoir se suivent dans une séquence continue.

• Les factures sont enregistrées avec le document_type INVOICE, car même les réservations annulées donnent lieu à un montant à payer par le client (= facture).

• Les factures d'avoir sont stockées avec le type de document CREDIT_INVOICE et sont considérées comme GTF.

• Les factures de paiement sont stockées avec le type de document DOWN_PAYMENT_INVOICE et ne sont pas considérées comme GTF et ne sont pas incluses dans les compteurs cumulatifs.

• Les tickets sont enregistrés avec le document_type SALE (transaction de caisse positive) ou REFUND (transaction de caisse négative).

• Une description au niveau des champs pour les tables de base de données concernées est disponible dans le document descriptif de Comment établir une archive fiscale

• Une fois qu'un billet ou une facture est émis, il n'est plus possible de modifier la transaction ou la réservation.

• L'émission d'une FACTURE entraînera la génération d'une FACTURE D'AVOIR pour compenser entièrement la FACTURE émise.

Les montants cumulés et le total général

Pour les recettes totales provenant des tickets (GTT) et des factures (GTF), les totaux cumulés sont suivis. Dans la table reservation_tax_total, les montants cumulés par entrée sont mis à jour :

• Montant cumulé quotidien (le compteur se remet à zéro après la clôture quotidienne)

• Montant cumulé mensuel (le compteur se remet à zéro après la clôture mensuelle)

• Montant annuel cumulé (le compteur se remet à zéro après la clôture annuelle)

En outre, les grands totaux périodiques sont enregistrés. Dans la table reservation_tax_total, les grands totaux périodiques suivants sont enregistrés :

• Grand total quotidien (grand_total_type GTP)

• Grand total mensuel (grand_total_type GTM)

• Grand total annuel (grand_total_type GTA)

La signature électronique

Les enregistrements dans les tables de taxes de réservation sont signés avec une signature protégeant les données fiscales sensibles. Pour chaque type de grand total, une signature électronique est créée en base64url en fonction de différents paramètres qui se reflètent dans https://maxxton.atlassian.net/browse/MXT-3532 

Le premier enregistrement de chaque type de grand_total n'a pas de signature antérieure, tous les enregistrements suivants sont liés à l'entrée précédente, protégeant ainsi les signatures des uns et des autres. Les signatures sont cryptées avec une clé privée. Ci-dessous, les deux exemples sont présentés avec des données réalistes basées sur les spécifications de la NF :

Exemple 1 sans signature préalable :
0000:4.8|0009:420|0021:8.7,433.5,20200423012528,6873985,00020000120000,SALES,N

Exemple 2 avec la signature précédente :
0000:2.4|0009:127,129.4,20200423012529,6885576,00020000123000,SALES,Y,WXBEZE51cXZ0NEwzRnJVbmdGUlVmdnJ5b3IrcU9yZ0cramdBTUpUZ2NhaW0wTWUvcThoZmxlbm9UeUREZzZXQWh5RjRkZWpoYUZUY2J4WCtCaVVhdHNic2ZIN2JReWkxRUttSFJUdG1DM1JITXB1OVNlSTZmOVNvWlFMM1Rmb1BOSHNncUdNcGY5dDVBclYwbEhHdnZ1dFlaQUxIcDM3Y0NjRytzUExXdW5PZWVpUEFubjVLakh6cGxmUFZTalN3N2xMZFk0MGpiYW9RbFVBYnR6N1F4cFV2aDdlZ2o3Yld1UGNyQW9LNVlDK1ZCeTlHVHZlNFlpWjY2NTlqTFBTYm11RkJNK05ZTjJNN2VETHV6QlVFWDYzZ2lWeElmcFFMeUZoaC9jOVZPY0dSUjRVTUR2c1JsbXZEcXdpenN5V045MzRwY2dsTCtOVzJjYnFtZVhsOTJRPT0=

Le journal des événements techniques

Les événements dans le logiciel dans le cadre de la journalisation, sont enregistrés dans la table nf525_eventlog. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des événements qui sont enregistrés et le code correspondant :

Les archives financières

Un utilisateur est en mesure de générer les archives financières pour une période donnée. Au cours de ce processus, les données enregistrées sont exportées dans un fichier sécurisé en fonction de la plage de dates fournie. Dans ces archives financières, le contenu suivant est disponible :

• Document explicatif décrivant le format des fichiers ou référence à la documentation disponible pour la version de l'archive.

• Document de certification avec signature électronique de l'archive fiscale précédente et actuelle

• Archivage du rapport du journal des événements (eventlog report)

• Archive reservation_bill_snapshot_table

• Archive NF525_reservation_tax_total 

• Archive NF525_reservation_tax

• Archive du rapport de paiements (payments report)   (extrait les données des tableaux mutation et mutation_total, requis en vertu de l'article 7.1.1.6.)

Un article détaillé est disponible pour Comment établir une archive fiscale.

L'implémentation d'un nouveau client

Lorsqu'un nouveau client est implémenté, il est important de valider que les paramètres NF sont conformes et que le logiciel est prêt à être utilisé.

Pour cela, une liste de contrôle de mise en œuvre est en place.

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