Objectif de cet article
Le but de cet article est de décrire la solution conceptuelle mise en œuvre.
Point de départ
La génération de revenus est le point de départ de la certification NF et des fonctionnalités associées. Les exigences distinguent les tickets (POS caisse enregistreuse) et les factures (montants plus élevés, les détails du client sont connus). Dans le contexte de Maxxton, cela signifie :
Le menu caisse enregistreuse (POS) dans Front Office Manager génère des revenus appelés Tickets ;
Le module MXTS Reservation Manager génère des revenus à partir des réservations des clients, appelées factures.
Chaque fois qu'un service est fourni, il y a un revenu et un document est émis. Cela signifie :
Depuis la caisse enregistreuse, un ticket est émis lorsqu'une transaction de caisse est effectuée.
À partir du module de réservation, une facture est émise lorsque le service est fourni, c'est-à-dire lorsque la réservation est vérifiée (le séjour du client est terminé).
Les documents délivrés aux clients sont conformes à la réglementation française. Ce point est traité dans l'article distinct FR-Tickets & Invoices templates
L'enregistrement des données
Lorsqu'une vente est effectuée, qu'il s'agisse d'une transaction POS (grand_total_type GTT) ou de la mise à jour d'une réservation en check_out (grand_total_type GTF), les événements suivants sont déclenchés pour enregistrer les données par organisation administrative (entité juridique:
Les données transactionnelles (montant total, type de total général, type de document, horodatage, montant des taxes, pourcentage des taxes, entre autres) sont enregistrées.
L'ID du document est généré
Les compteurs cumulés par période (jour, mois, année) sont mis à jour.
Remarques :
Comme une réservation dans MXTS peut avoir 3 types de payeurs (client, client payeur, agent) et que chaque facture de réservation peut être considérée comme une facture séparée, le revenu est enregistré par type de payeur.
Les ID des documents ont une séquence continue pour les tickets et les factures séparément (conforme à l'exigence 6.1.3.3.).
Les factures sont enregistrées avec le document_type INVOICE, car même les réservations annulées donnent lieu à un montant à payer par le client (= facture).
Les tickets sont enregistrés avec le document_type SALE (transaction de caisse positive) ou REFUND (transaction de caisse négative).
Une description au niveau des champs pour les tables de base de données concernées est disponible dans le document descriptif de Comment établir une archive fiscale
Une fois qu'un billet ou une facture est émis, il n'est plus possible de modifier la transaction ou la réservation.
Les montants cumulés et le total général
Pour les recettes totales provenant des tickets et des factures, les totaux cumulés sont suivis. Dans la table reservation_tax_total, les montants cumulés par entrée sont mis à jour :
Montant cumulé quotidien (le compteur se remet à zéro après la clôture quotidienne)
Montant cumulé mensuel (le compteur se remet à zéro après la clôture mensuelle)
Montant annuel cumulé (le compteur se remet à zéro après la clôture annuelle)
En outre, les grands totaux périodiques sont enregistrés. Dans la table reservation_tax_total, les grands totaux périodiques suivants sont enregistrés :
Grand total quotidien (grand_total_type GTP)
Grand total mensuel (grand_total_type GTM)
Grand total annuel (grand_total_type GTA)
La signature électronique
Les enregistrements dans les tables de taxes de réservation sont signés avec une signature protégeant les données fiscales sensibles. Pour chaque type de grand total, une signature électronique est créée en base64url en fonction de différents paramètres qui se reflètent dans MXT-3532 - Getting issue details... STATUS
Le premier enregistrement de chaque type de grand_total n'a pas de signature antérieure, tous les enregistrements suivants sont liés à l'entrée précédente, protégeant ainsi les signatures des uns et des autres. Les signatures sont cryptées avec une clé privée. Ci-dessous, les deux exemples sont présentés avec des données réalistes basées sur les spécifications de la NF :
Exemple 1 sans signature préalable :
0000:4.8|0009:420|0021:8.7,433.5,20200423012528,6873985,00020000120000,SALES,N
Exemple 2 avec la signature précédente :
0000:2.4|0009:127,129.4,20200423012529,6885576,00020000123000,SALES,Y,WXBEZE51cXZ0NEwzRnJVbmdGUlVmdnJ5b3IrcU9yZ0cramdBTUpUZ2NhaW0wTWUvcThoZmxlbm9UeUREZzZXQWh5RjRkZWpoYUZUY2J4WCtCaVVhdHNic2ZIN2JReWkxRUttSFJUdG1DM1JITXB1OVNlSTZmOVNvWlFMM1Rmb1BOSHNncUdNcGY5dDVBclYwbEhHdnZ1dFlaQUxIcDM3Y0NjRytzUExXdW5PZWVpUEFubjVLakh6cGxmUFZTalN3N2xMZFk0MGpiYW9RbFVBYnR6N1F4cFV2aDdlZ2o3Yld1UGNyQW9LNVlDK1ZCeTlHVHZlNFlpWjY2NTlqTFBTYm11RkJNK05ZTjJNN2VETHV6QlVFWDYzZ2lWeElmcFFMeUZoaC9jOVZPY0dSUjRVTUR2c1JsbXZEcXdpenN5V045MzRwY2dsTCtOVzJjYnFtZVhsOTJRPT0=
Le journal des événements techniques
Les événements dans le logiciel dans le cadre de la journalisation, sont enregistrés dans la table nf525_eventlog. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des événements qui sont enregistrés et le code correspondant :
Code | Description | Définition | Journal des événements du système MXT |
20 | Period fiscal archiving | The event concerns the fiscal archive production of a period : day or month or other defined period | When creating a fiscal archive for a period |
30 | Fiscal year fiscal archiving | The event concerns the fiscal archive production of a fiscal year period | When creating an archive covering a fiscal year |
50 | Period closing (day, month) | The event concerns the period closing for a day, a month or another defined period | When script generates daily or monthly grand totals at 00:01 |
60 | Fiscal year closing | The event concerns the fiscal year closing | When Fiscal Year Financially Closed is checked by user in Fiscal Year module |
90 | Detection of an integrity defect (record or signature) | The event concerns the detection of an integrity defect of official documents or files electronic signatures (except for fiscal archive) | When a reservation_tax_total record is adjusted and does not match the electronic signature anymore |
130 | User rights change / user override | The event concerns the change of rights affiliated to a user or a group of users | When changing user roles and/or rights and/or rights in a role |
170 | Cash drawer process The event concerns the gaps founded during cash drawer process | The event concerns the gaps founded during cash drawer process | Executing a cash clearance process |
190 | Ticket cancellation | The event concerns the generation of a cancellation ticket or a credit note (negative sale) | When negative revenue is registered it is registered in eventlog |
250 | New software version | The event concerns the software update | When software is changed impacting NF525 functionality and NF_VERSION is updated in database |
260 | Data initialization | The event concerns the data initialization when the software is launched for the first time | Entry in JET when NF525 feature flag is updated from 0 to 1 (feature flag enabled) |
270 | Compliance settings change | The event concerns settings evolutions which can return a non‐compliant product (example : geographic localization change) | Entry in JET when NF525 feature flag is updated from 1 to 0 (feature flag disabled) |
410 | Change of data regarding the identification of the taxable company or agent | This event traces any change in the data related to the taxable company identification (change of address, change of Siret, change of company name, etc.). | When a change in AO_Description field is done When a different AO is linked to a resort |
Les archives financières
Un utilisateur est en mesure de générer les archives financières pour une période donnée. Au cours de ce processus, les données enregistrées sont exportées dans un fichier sécurisé en fonction de la plage de dates fournie. Dans ces archives financières, le contenu suivant est disponible :
Document explicatif décrivant le format des fichiers ou référence à la documentation disponible pour la version de l'archive.
Document de certification avec signature électronique de l'archive fiscale précédente et actuelle
Archivage du rapport du journal des événements (eventlog report)
Archive reservation_bill_snapshot_table
Archive NF525_reservation_tax_total
Archive NF525_reservation_tax
Archive du rapport de paiements (payments report) (extrait les données des tableaux mutation et mutation_total, requis en vertu de l'article 7.1.1.6.)
Un article détaillé est disponible pour Comment établir une archive fiscale.
L'implémentation d'un nouveau client
Lorsqu'un nouveau client est implémenté, il est important de valider que les paramètres NF sont conformes et que le logiciel est prêt à être utilisé.
Pour cela, une liste de contrôle de mise en œuvre est en place.
