FR-Documentation du fichier d'archives fiscales

Le but de cette documentation est de définir les modalités de l'archivage fiscal :

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Documentation en français

COMMENT LIRE LES ARCHIVES

Les archives fiscales sont créées pour les factures et les tickets générés dans la plage de dates sélectionnée avant la création d'une archive. Un fichier zip est créé avec plusieurs fichiers Excel contenant les détails des factures et tickets pertinents. De plus, ce fichier explicatif fait partie de l'archive fiscale créée.

Pour garantir la sécurité et l'intégrité maximales de l'archive, un mécanisme de chiffrement robuste est utilisé. L'ensemble de l'archive est protégé par le chiffrement SHA512, un algorithme cryptographique solide réputé pour sa fiabilité. Ce processus de chiffrement garantit la confidentialité et l'intégrité inviolable de l'archive.

L'intégrité de l'archive est également assurée grâce à l'utilisation d'une signature électronique. Pour générer la signature électronique, l'archive complète est signée à l'aide de la clé RSA de Maxxton. Ce processus vérifie l'authenticité de l'archive et protège contre toute modification ou altération non autorisée.

Il est important de souligner que le client n'a pas accès à notre clé privée, ce qui garantit la confidentialité et l'intégrité de l'archive. Toute modification apportée aux fichiers de l'archive entraînera l'invalidation de la signature, indiquant une possible manipulation ou des altérations non autorisées.

En implémentant le chiffrement SHA512 et en maintenant un contrôle strict sur la clé privée, nous garantissons la sécurité et la fiabilité de l'archive fiscale.

L'ARCHITECTURE DE L'ARCHIVE

Pour chaque archive générée, un fichier zip est créé. Ce fichier est enregistré dans un Google Cloud Storage Bucket et rendu accessible par le logiciel en tant qu'option de téléchargement.

Avant la création du fichier zip, tous les fichiers requis sont constitués. Principalement en exportant les données de la base de données Oracle dans un fichier csv, combiné avec ce pdf, le tout est rassemblé dans une archive zip. Pour ce fichier zip, nous générons un hash de signature et l'enregistrons dans la base de données.

LE CONTENU DES ARCHIVES

Les fichiers de l'archive sont les suivants :

*Reservation_Tax_Total_Report: Il s'agit du principal fichier des archives fiscales, qui contient presque tous les détails relatifs aux factures, aux tickets et aux totaux de clôture périodiques.

*Reservation_Tax_Report: Ce document contient les spécificités de la TVA au niveau des tickets/factures.

*Eventlog_Report: Ce document contient les données JET pour la gamme sélectionnée, qui sont enregistrées dans la table nf525_eventlog.

*Reservation_Bill_Snapshot_Report: Ce document contient un extrait de la facture, chaque fois qu'une transaction sur la réservation est effectuée. Les données sont enregistrées dans la table reservation_bill_snapshot.

*Payment: Ce document contient les détails des paiements reçus.

*signature_file: Ce document contient la signature électronique de l'archive, ainsi que la signature électronique de l'archive fiscale précédente ( si elle existe).

Pour chaque fichier, une explication plus détaillée des principales colonnes est donnée :

Reservation_tax_total_report:

Colonnes	Explication

Colonnes	Explication
RESERVATION_TAX_TOTAL_ID	ID de l'enregistrement du total des taxes d'une réservation
ENTRYDATE	Date et heure de création de l'enregistrement dans le format AAAAMMJJHHMMSS
ADMIN_ORGANISATION_ID	ID de l'organisation administrative
ADMIN_ORGANISATION_NAME	Nom de l'organisation administrative
ADMIN_ORGANISATION_DESCRIPTION	Description de l'organisation administrative
LEGAL_NAME	Nom légal de l'organisation
VAT_NUMBER	Numéro de TVA de l'organisation
CHAMBER_OF_COMMERCE_NUMBER	Numéro de chambre de commerce de l'organisation
RCS_CITY_OF_REGISTRATION	Ville d'enregistrement de l'organisation RCS
SOCIAL_CAPITAL	Montant du capital social de l'organisation
NAF_CODE	Code de la Nomenclature des Activités en France (NAF)
APE_CODE	Code de l'Activité Principale Exercée (APE)
SIRET	Numéro SIRET de l'organisation
SIREN	Numéro SIREN de l'organisation
ADDRESS1	Adresse ligne 1 de l'organisation
HOUSENUMBER	Numéro de rue de l'organisation
HOUSENUMBER_SUFFIX	Complément de numéro de rue de l'organisation
ZIPCODE	Code postal de l'organisation
CITY	Ville de l'organisation
COUNTRY	Pays de l'organisation
PAYERTYPE	Type de payeur. Il peut y avoir jusqu'à 3 types de payeurs (par exemple, le client, le client payant et/ou l'agent) pour une réservation qui ont chacun leur propre enregistrement de TVA avec les détails correspondants.
GRAND_TOTAL_TYPE	Type de grand total. Cela peut être GTF (enregistrement de facture), GTT (enregistrement de ticket), GTP (clôture quotidienne), GTM (clôture mensuelle) ou GTA (clôture annuelle).
RESERVATION_ID	ID de la réservation
RESERVATION_NUMBER	Numéro de réservation
GRAND_TOTAL	Montant total de la réservation
ABSOLUTE_TOTAL	Compteur de montant total absolu
RELATIVE_TOTAL	Compteur de montant total relatif
SIGNATURE	Signature pour la facture
PREVIOUS_SIGNATURE	Signature pour la facture précédente
EMPLOYEE_ID	ID de l'employé créant l'enregistrement du total des taxes
DOCUMENT_ID	ID du document
DOCUMENT_TYPE	Type de document
INVOICE_TYPE	Type de facture
CUMULATIVE_DAY	Compteur cumulatif par type de document par jour
CUMULATIVE_MONTH	Compteur cumulatif par type de document par mois
CUMULATIVE_YEAR	Compteur cumulatif par type de document par an
OPERATION_TYPE	Type d'opération
TOTAL_NO_OF_BILL_LINES	Nombre total de lignes de facture sur un ticket
TOTAL_VAT	Montant total de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
NO_OF_PRINTS	Nombre total d'impressions du document
INVOICE_DATE	Date de création de la facture
SERVICE_EXECUTION_DATE	Date d'exécution du service
CUSTOMER_ID	ID du client
CUSTOMER_NAME	Nom du client
CUSTOMER_ADDRESS1	Adresse du client
CUSTOMER_ZIPCODE	Code postal du client
CUSTOMER_CITY	Ville du client
CUSTOMER_COUNTRY_NAME	Pays du client
PAYING_CUSTOMER_COMPANY_NAME	Nom de l'entreprise du client payant
PAYING_CUSTOMER_VAT_NUMBER	Numéro de TVA de l'entreprise du client payant
INVOICE_CREATOR_ID	ID de l'employé ayant créé la facture
NF525_VERSION	Version du logiciel NF525 utilisée pour créer la facture
SOFTWARE_NAME	Nom du logiciel utilisé pour générer la facture

Reservation_Tax_Report:

Colonnes	Explication

Colonnes	Explication
RESERVATION_TAX_ID	ID de l'enregistrement dans Reservation_tax_total
RESERVATION_TAX_TOTAL_ID	ID du rapport correspondant dans Reservation_tax_total_report
TAX_PERCENTAGE	Identifiant du taux de TVA pour l'enregistrement
TAX_AMOUNT	Montant de TVA pour le taux de TVA
RESOURCE_AMOUNT_INCL_TAX	Montant total de la facture incluant la TVA pour le taux de TVA
RESOURCE_AMOUNT_EXCL_TAX	Montant total de la facture excluant la TVA pour le taux de TVA

Eventlog_report

Colonnes	Explication

Colonnes	Explication
EVENTLOG_ID	ID de l'enregistrement dans la base de données
EMPLOYEE	Employé effectuant l'événement qui conduit à l'enregistrement dans l'eventlog
EVENT_TYPE,	Codes d'événement NF525
EVENT_TYPE_DESCRIPTION	Désignation NF525 du type d'événement
EVENT_TIME	Heure de l'événement
OLD_VALUE_VARCHAR2	ID d'enregistrement initial de l'événement dans la clé primaire d'une table donnée
OLD_VALUE_DESCRIPTION	Ancienne valeur, le cas échéant
NEW_VALUE_VARCHAR2	ID d'enregistrement de l'événement dans la clé primaire d'une table donnée
NEW_VALUE_DESCRIPTION	Nouvelle valeur, le cas échéant
SIGNATURE	Signature électronique du numéro d'événement
PREVIOUS_SIGNATURE	Signature électronique du numéro d'événement précédent
EVENT_NUMBER	Numéro d'événement séquentiel

Reservation_Bill_Snapshot

Colonnes	Explication

Colonnes	Explication
RESERVATION_BILL_SNAPSHOT_ID	Identifiant unique pour chaque ligne de facture
RESERVEDRESOURCE_ID	Identifiant unique pour chaque ressource réservée
RESERVATION_ID	ID de référence interne dans le backend pour la réservation
RESOURCE_TYPE	Type de ressource réservée, tel que supplément, type de produit ou type d'hébergement
RESOURCE_NAME	Nom de la ressource réservée
CASHFLOWRULE_NAME	Identifiant des lignes de facture
START_DATE	Date de début de la ressource réservée
END_DATE	Date de fin de la ressource réservée
VALUE	Montant de base de la ressource
QUANTITY	Quantité de la ressource dans la facture
MULTIPLIER	Multiplicateur utilisé pour calculer la valeur totale de la ressource réservée
TOTAL	Montant total par ressource dans la facture
OVERRIDE_VALUE	Valeur remplacée pour la ressource réservée
VIRTUAL_OVERRIDE_VALUE	Montants de la facture mis à jour incluant la TVA après remplacement de prix
VAT_RATE	Taux de TVA par ressource dans la facture
EXTRA_ISWARRANT	Indicateur indiquant si la ressource réservée est une garantie
PAY_AT_RESORT	Indicateur indiquant si la ressource réservée doit être payée sur place
STAY_ARTICLE	Indicateur indiquant si la ressource réservée est un article de séjour
WITHHOLDINGARTICLE	Indicateur indiquant si la ressource réservée est un article de retenue
OVERRIDE_EMPLOYEE_ID	ID de l'employé ayant remplacé la valeur de la ressource réservée
OVERRIDE_EMPLOYEE_NAME	Nom de l'employé ayant remplacé la valeur de la ressource réservée
OVERRIDE_REASON	Raison du remplacement de la valeur de la ressource réservée
BILL_LINE_TYPE	Type de ligne de facture, tel que produit, service, remise ou total
TOTAL_EXCL_VAT	Montants de la facture hors TVA
ADMIN_ORGANISATION_ID	ID de l'organisation administrative responsable de la transaction
PAYER_TYPE	Type de payeur, tel que société ou individu
CODE	Code de la ressource réservée
ENTRY_DATE	Date de saisie de la transaction
VALUE_EXCL_VAT	Valeur de la ressource réservée hors TVA
TOTAL_VAT	TVA totale pour la ressource réservée
SEQUENCE_NUMBER	Numéro de séquence pour la ligne de facture

Payment report

Colonnes	Explication

Colonnes	Explication
MUTATION_ID	ID interne dans le backend pour la transaction
RESERVATION_ID	ID de référence interne dans le backend pour la réservation
RESERVATION_NUMBER	Numéro de réservation
PAYER_TYPE	Paiement effectué par le client, le client payant ou l'agent
AMOUNT	Montant de la mutation
MUTATION_DATE	Date de la mutation
AMOUNT_IN_PAYER_CURRENCY	Montant de la mutation dans la devise du payeur
STATEMENT_NUMBER	Numéro de relevé bancaire
ORIGIN_MUTATION_ID	ID interne pour la mutation d'origine si la transaction est traitée comme un paiement non attribuable
BANKSTATEMENT_ID	ID interne pour le relevé bancaire
PAYMENTREFERENCE_NUMBER	Numéro de référence du paiement
PAYMENT_NUMBER	Numéro de paiement
CHEQUE_NUMBER	Numéro de chèque
MONEYORDER_NUMBER	Numéro de mandat
EMPLOYEE_ID	ID de l'entité enregistrant la transaction
EMPLOYEE_NAME	Nom de l'entité enregistrant la transaction
ACCOUNT_ID	ID interne pour le compte
ACCOUNT_NAME	Nom de la méthode de paiement
ADMIN_ORGANISATION_ID	ID interne pour l'organisation administrative
ADMIN_ORGANISATION_NAME	Nom de l'entité légale pour laquelle l'archive est créée

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English Documentation

HOW TO READ THE ARCHIVE

The fiscal archive is created for invoices and tickets created within the date range selected before creating an archive. A zipfile is created with multiple Excel files which hold the details of relevant invoices and tickets. Furthermore, this explanatory file is part of the created fiscal archive.

To ensure the utmost security and integrity of the archive, a robust encryption mechanism is employed. The entire archive is protected using SHA512 encryption, a strong cryptographic algorithm known for its reliability. This encryption process guarantees the confidentiality and tamper-proof nature of the archive.

The integrity of the archive is further ensured through the use of an electronic signature. To generate the electronic signature, the complete archive is signed using the Maxxton RSA key. This process verifies the authenticity of the archive and safeguards against any unauthorised modifications or tampering.

It is important to emphasize that the client does not have access to our private key, ensuring the confidentiality and integrity of the archive. Any changes made to the files within the archive will result in the invalidation of the signature, indicating potential tampering or unauthorised alterations.

By implementing SHA512 encryption and maintaining strict control over the private key, we guarantee the security and reliability of the fiscal archive.

THE ARCHITECTURE OF THE ARCHIVE

For each generated archive a zip file is created. That file is stored in a Google Cloud Storage Bucket and made accessible through the software as a download option.

Before the zipfile is created, all required files are being build up. Mostly by exporting data from the Oracle database into a csv file, combined with this pdf, it’s packaged together in a zip archive. For this zip file we generate a signature hash and store this in the database.

THE CONTENT OF THE ARCHIVE

The files in the archive are:

*Reservation_Tax_Total_Report: This is the main file in the fiscal archive with almost all details related to invoices, tickets and periodical closing totals.

*Reservation_Tax_Report: This document holds VAT specifics on ticket/invoice level.

*Eventlog_Report: This document holds JET data for selected daterange, which is stored in nf525_eventlog table.

*Reservation_Bill_Snapshot_Report: This document contains a snapshot of the bill, everytime a transaction on the reservation performed. Data is stored in reservation_bill_snapshot table.

*Payment: This file holds received payment details.

*signature_file: This document contains the electronic signature of the archive, as well as electronic signature of previous fiscal archive (if applicable).

Per file, a detailed explanation of the columns is given:

Reservation_tax_total_report:

Columns	Explanation

Columns	Explanation
RESERVATION_TAX_TOTAL_ID	ID for the tax total record of a reservation
ENTRYDATE	Timestamp when the entry was made in the format YYYYMMDDHHMMSS
ADMIN_ORGANISATION_ID	ID of the administrative organisation
ADMIN_ORGANISATION_NAME	Name of the administrative organisation
ADMIN_ORGANISATION_DESCRIPTION	Description of the administrative organisation
LEGAL_NAME	Legal name of the organisation
VAT_NUMBER	Value-added tax (VAT) number of the organisation
CHAMBER_OF_COMMERCE_NUMBER	Chamber of commerce number of the organisation
RCS_CITY_OF_REGISTRATION	City where the organisation is registered
SOCIAL_CAPITAL	Amount of social capital of the organisation
NAF_CODE	Nomenclature of Activities in France (NAF) code
APE_CODE	Activité principale exercée (APE) code
SIRET	Système d'identification du répertoire des établissements (SIRET) number
SIREN	Système d'identification du répertoire des entreprises (SIREN) number
ADDRESS1	Address line 1 of the organisation
HOUSENUMBER	House number of the organisation
HOUSENUMBER_SUFFIX	House number suffix of the organisation
ZIPCODE	Zipcode of the organisation
CITY	City of the organisation
COUNTRY	Country of the organisation
PAYERTYPE	Reservationbill for which the tax total record is created. There can be up to 3 payer types (e.g. customer, paying customer and/or agent) for 1 reservation which each have there own tax total record with relevant details.
GRAND_TOTAL_TYPE	Type of grand total. This can be GTF (invoice record), GTT (ticket record), GTP (daily closing), GTM (monthly closing) or GTA (yearly closing).
RESERVATION_ID	ID of the reservation
RESERVATION_NUMBER	Reservation number
GRAND_TOTAL	Grand total amount of the reservation
ABSOLUTE_TOTAL	Absolute total amount counter
RELATIVE_TOTAL	Relative total amount counter
SIGNATURE	Signature for the invoice
PREVIOUS_SIGNATURE	Signature for the previous invoice
EMPLOYEE_ID	ID of the employee creating the tax total record
DOCUMENT_NUMBER	Number of the document
DOCUMENT_TYPE	Type of document (e.g. invoice, receipt)
INVOICE_TYPE	Type of invoice (e.g. product, service or mix).
CUMULATIVE_DAY	Cumulative counter per document_type per day
CUMULATIVE_MONTH	Cumulative counter per document_type per month
CUMULATIVE_YEAR	Cumulative counter per document_type per year
OPERATION_TYPE	Type of operation (e.g. sale, refund)
TOTAL_NO_OF_BILL_LINES	Total number of bill lines on a ticket
TOTAL_VAT	Total value-added tax (VAT) amount
NO_OF_PRINTS	Total number of prints of the document
INVOICE_DATE	Date when the invoice was created
SERVICE_EXECUTION_DATE	Date when the service was executed
CUSTOMER_ID	ID of the customer
CUSTOMER_NAME	Name of the customer
CUSTOMER_ADDRESS1	Address line of the customer
CUSTOMER_ZIPCODE	Zipcode of the customer
CUSTOMER_CITY	City of the customer
CUSTOMER_COUNTRY_NAME	Country of the customer
PAYING_CUSTOMER_COMPANY_NAME	Company name of the paying customer
PAYING_CUSTOMER_VAT_NUMBER	Company VAT number of the paying customer
INVOICE_CREATOR_ID	The ID of the employee who created the invoice.
NF525_VERSION	The version of the NF525 software used to create the invoice.
SOFTWARE_NAME	The name of the software used to generate the invoice.
MUTATION_ID	The ID of the payment for which the down payment invoice is generated.
REVERTED_INVOICE_ID	The ID of the invoice for which the credit invoice is created.
DISTRIBUTIONCHANNEL_ID	The ID of the agent for which the agent bill invoice is issued
DC_NAME	Name of the agent
DC_ADDRESS1	Address line of the agent
DC_ZIPCODE	Zipcode of the agent
DC_CITY	City of the agent
DC_COUNTRY_NAME	Country of the agent
DC_VAT_NUMBER	VAT number of the agent
LOCATION_ID	The ID of the holiday destination location for which the invoice is issued
LOCATION_NAME	The name of the holiday destination location for which the invoice is issued
FILE_ID	The ID of the generated PDF document for the invoice.

Reservation_Tax_Report:

Columns	Explanation

Columns	Explanation
RESERVATION_TAX_ID	ID of the record in Reservation_tax_total
RESERVATION_TAX_TOTAL_ID	ID for corresponding record in Reservation_tax_total_report
TAX_PERCENTAGE	Identifier of VAT rate for the record
TAX_AMOUNT	VAT amount for VAT rate
RESOURCE_AMOUNT_INCL_TAX	Total bill amount including VAT for the VAT rate
RESOURCE_AMOUNT_EXCL_TAX	Total bill amount excluding VAT for the VAT rate
DP_RESERVATION_TAX_TOTAL_ID	ID of the down payment invoice record for which VAT is reverted based on issueing final invoice

Eventlog_report

Columns	Explanation

Columns	Explanation
EVENTLOG_ID	ID for record in database
EMPLOYEE	Employee executing the event which leads to registration in eventlog
EVENT_TYPE,	NF525 eventcodes
EVENT_TYPE_DESCRIPTION	NF525 naming of event type
EVENT_TIME	Time of event
OLD_VALUE_VARCHAR2	Initial record ID of event in particular table primary key.
OLD_VALUE_DESCRIPTION	Old value, if applicable
NEW_VALUE_VARCHAR2	Record ID of event in particular table primary key.
NEW_VALUE_DESCRIPTION	New value, if applicable
SIGNATURE	Electronic signature of event number
PREVIOUS_SIGNATURE	Electronic signature of previous event number
EVENT_NUMBER	Sequential event number.

Reservation_Bill_Snapshot

Columns	Explanation

Columns	Explanation
RESERVATION_BILL_SNAPSHOT_ID	unique identifier for each bill line
RESERVEDRESOURCE_ID	unique identifier for each reserved resource
RESERVATION_ID	Internal backend reference ID for reservation
RESOURCE_TYPE	the type of resource reserved, such as extra, product type, or accommodation type
RESOURCE_NAME	the name of the reserved resource
CASHFLOWRULE_NAME	Identifyer of bill lines
START_DATE	the start date of the reserved resource
END_DATE	the end date of the reserved resource
VALUE	Base amount of resource
QUANTITY	Quantity of resource in bill
MULTIPLIER	the multiplier used to calculate the total value of the reserved resource
TOTAL	Total amount per resource in bill
OVERRIDE_VALUE	any overridden value for the reserved resource
VIRTUAL_OVERRIDE_VALUE	Updated bill amounts including VAT after price override
VAT_RATE	VAT rate per resource in bill
EXTRA_ISWARRANT	flag indicating if the reserved resource is a warranty
PAY_AT_RESORT	flag indicating if the reserved resource is to be paid at the resort
STAY_ARTICLE	flag indicating if the reserved resource is a stay article
WITHHOLDINGARTICLE	flag indicating if the reserved resource is a withholding article
OVERRIDE_EMPLOYEE_ID	ID of the employee who overrode the value of the reserved resource
OVERRIDE_EMPLOYEE_NAME	name of the employee who overrode the value of the reserved resource
OVERRIDE_REASON	reason for the override of the value of the reserved resource
BILL_LINE_TYPE	the type of bill line, such as product, service, discount or total
TOTAL_EXCL_VAT	Bill amounts excluding VAT
ADMIN_ORGANISATION_ID	the ID of the administrative organisation responsible for the transaction
PAYER_TYPE	the type of payer, such as company or individual
CODE	the code for the reserved resource
ENTRY_DATE	the date the transaction was entered
VALUE_EXCL_VAT	the value of the reserved resource excluding VAT
TOTAL_VAT	the total VAT for the reserved resource
SEQUENCE_NUMBER	the sequence number for the bill line
RESERVATION_TAX_TOTAL_ID	the ID of the corresponding invoice record in reservation_tax_total table
REPORT_RESOURCE_NAME	the name and translation of resources which is printed on the invoice

Payment report

Columns	Explanation

Columns	Explanation
MUTATION_ID	Internal backend ID for transaction
RESERVATION_ID	Internal backend reference ID for reservation
RESERVATION_NUMBER	Reservation number
PAYER_TYPE	Payment made by Customer, Paying Customer or Agent
AMOUNT	Amount of the mutation
MUTATION_DATE	Date of the mutation
AMOUNT_IN_PAYER_CURRENCY	Amount of the mutation in payer currency
STATEMENT_NUMBER	Bank statement number
ORIGIN_MUTATION_ID	Internal ID for original mutation if transaction is processed as unassignable payment
BANKSTATEMENT_ID	Internal ID for bank statement
PAYMENTREFERENCE_NUMBER	Payment reference number
PAYMENT_NUMBER	Payment number
CHEQUE_NUMBER	Cheque number
MONEYORDER_NUMBER	Money order number
EMPLOYEE_ID	ID of entity registering the transaction
EMPLOYEE_NAME	Name of entity registering the transaction
ACCOUNT_ID	Internal ID for account
ACCOUNT_NAME	Name of payment method
ADMIN_ORGANISATION_ID	Internal ID for admin organisation
ADMIN_ORGANISATION_NAME	Name of the legal entity the archive is created for